Kluczowym zadaniem, które stoi przed kierownikiem serwisu, jest optymalizowanie pracy. Dzięki odpowiedniemu rozłożeniu pracy w czasie oraz pomiędzy zasobami, działania serwisu stają się znacznie wydajniejsze. Przekłada się to na szybsze oraz efektywniejsze rozwiązywanie problemów klientów, którzy zgłaszają się do magazynu.
Co w praktyce może zrobić kierownik serwisu?
Pierwszym krokiem do zoptymalizowania pracy serwisu jest obserwacja stanu aktualnego. Dzięki takiej obserwacji kierownik serwisu może zauważyć, w których miejscach pojawiły się wąskie gardła, utrudniające efektywną pracę. W bardziej nowoczesnych serwisach mogą mu w tym pomóc narzędzia do monitorowania stanu realizacji pracy. Dużą wartość ma jednak realna obecność kierownika w serwisie oraz wysłuchanie komunikatów pracowników, którzy mogą dać informację z pierwszej ręki o tym, gdzie pojawiają się największe trudności.
Drugim krokiem jest analiza sytuacji oraz próba znalezienia rozwiązań. Kierownik serwisu powinien przede wszystkim pamiętać o tym, że wiele czynności jest ze sobą powiązanych. Oznacza to, że zmiana w jednym miejscu wpływa na inne. Analizując, musi więc wziąć pod uwagę wiele aspektów, które składają się na całościową pracę serwisu. W pierwszej kolejności trzeba jednak koniecznie wyeliminować wąskie gardła. Kierownik może to zrobić poprzez lepsze ulokowanie zasobów w czasie.